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Strukturierte Bieterverfahren spiele gerade bei komplexen Immobilientransaktionen eine immer größere Rolle. Verkäufer von Anlageimmobilien sehen sich besonders an den stark nachgefragten Immobilienstandorten einem immer stärker werdenden Verhandlungs- und Entscheidungsdruck ausgesetzt.

Hier helfen strukturierte Verfahren, die Immobilientransaktionen für beide Seiten transparenter machen. Sie tragen dazu bei, auf der Grundlage objektiver Kriterien richtige Entscheidungen zu treffen. Am Beispiel eines strukturierten Bieterverfahrens soll nachfolgend dargestellt werden, wie Immobilienverkäufer höhere Sicherheit, objektive Entscheidungshilfen und bessere Verkaufserfolge bei Immobilientransaktionen erreichen können.

1. Vorbereitungsphase

Hier gilt es, zunächst alle relevanten Unterlagen standardisiert zusammenzustellen, ohne dabei schon auf die individuellen Auswahlkriterien einzelner Investoren einzugehen. Dazu zählen die konkrete Objektbeschreibung, Grundrisse, Gutachten, Standortfaktoren sowie ökonomische Informationen wie etwa Mieteinnahmen oder Cashflow. Was diese Phase vom „traditionellen“ Makler-Exposé unterscheidet, ist die Qualität der Datensammlung, die schon von Anbeginn den hohen Anforderungen an eine spätere professionelle Due-Diligence-Prüfung durch Investoren standhält. Vorbereitet werden sollte ebenso eine Vertraulichkeitserklärung, um das Verkaufsobjekt nicht im Markt über Gebühr zu streuen, ein Musterkaufvertrag, ein Zeitplan für das Auswahlverfahren von potenziellen Investoren sowie eine Beschreibung des Auswahlverfahrens per se.

Das Ziel ist es dabei, faire und transparente Wettbewerbsbedingungen für die Investoren zu schaffen, um damit schließlich – eben ausgelöst durch die Wettbewerbssituation – den besten Kaufkandidaten zu identifizieren. Neben der Höhe des Verkaufspreises spielt beim finalen Zuschlag oftmals die Erfüllung eines komplexen Kriterienkatalogs eine entscheidende Rolle. Bewertet wird das über ein Punktesystem. Deshalb ist die Definition der Zuschlagskriterien ein ganz wesentlicher Teil der Vorbereitung.

2. Ansprache und Auswahl potenzieller Investoren

Die Frage ist: Wie bekommt man echte Kaufinteressenten und wie bekommt man ihre Kaufpreisangebote und -bedingungen auf einen objektiv vergleichbaren Nenner? Die Antwort lautet: Der Verkäufer bestimmt mithilfe eines transparenten Investorenauswahlverfahrens die Regeln.

Da sind einerseits die Kaufinteressenten, die den Eigentümer direkt angesprochen haben und unter denen die „Spreu vom Weizen“ getrennt werden muss, denn nicht jedes Angebot ist ernsthaft und seriös. Andererseits gibt es im Markt Teilnehmer, die für den Verkäufer durchaus interessantere Investoren darstellen könnten, die aber nicht durch klassische Ausschreibungen oder Marketingmaßnahmen erreichbar sind. Hier spielen vor allem die langjährig aufgebauten Investorenkontakte und -netzwerke von Maklern für Immobilienverkäufer eine wichtige Rolle.

Ein wesentliches Manko des Bieterverfahrens sollte an dieser Stelle nicht unerwähnt bleiben: Viele hochseriöse Marktteilnehmer machen bei Bieterverfahren aus Prinzip nicht mit. Hier kommt dem Berater die entscheidende Rolle zu, abzuwägen, ob dieses System dennoch zum besten Gesamterfolg führt oder ob eine breite Angebotsoffensive zum Festpreis sinnvoller ist.

3. Erste Verkaufsrunde

Nachdem ein potenzieller Investorenkreis vorselektiert und die Vertraulichkeitserklärung von ihnen unterschrieben wurde, erfolgt bei jedem Erwerbsinteressenten die erste persönliche Objektpräsentation mit der Übergabe der standardisiert zusammenzustellenden Objektdaten. Ebenso werden ein Musterkaufvertrag zur Prüfung und Kommentierung sowie der Zeitplan und die Verfahrensbeschreibung für das Entscheidungsverfahren übergeben.

Der Investorenkreis hat nun Gelegenheit, das Verkaufsobjekt und die damit zusammenhängenden Fakten und Papiere zu prüfen und innerhalb einer vorgegebenen Frist ein erstes Kaufangebot entweder schriftlich per Post oder ggf. auch online abzugeben.

4. Zweite Verkaufsrunde

Die ersten Kaufangebote werden nun nach Ablauf der Frist geprüft, und es wird entschieden, mit welchen Kaufinteressenten weitere Verhandlungen geführt werden sollen (Short List). An sie werden weitergehende Unterlagen zur Due-Diligence-Prüfung übergeben. Oft wird ihnen auch speziell für den Zugriff auf alle prüfrelevanten Unterlagen ein virtueller Datenraum bereitgestellt, zu dem sie jederzeit einen passwortgeschützten Zugang haben.

Allen anderen Kaufinteressenten kann natürlich auch noch die Möglichkeit geboten werden, ihr erstes abgegebenes Angebot innerhalb einer bestimmten Frist nachzubessern. Ansonsten werden sie gebeten, ihr Interesse bis auf Weiteres zurückzustellen. In dieser Phase werden alle noch offenen Fragen der Short-List-Kandidaten geklärt, die Kommentare zum Mustervertrag und ihr Objektvorhaben abgefragt. Danach werden die Kandidaten aufgefordert, ein weiteres Angebot abzugeben und final alle notwendigen Zustimmungen eventuell beteiligter Gremien einzuholen.

5. Dritte Verkaufsrunde

Hier wird nun mit dem Verkäufer die Entscheidung getroffen, mit welchem Kaufinteressenten die Endverhandlungen aufgenommen werden. Mit diesem wird eine bindende Exklusivvereinbarung abgeschlossen. Alle anderen Kaufinteressenten werden gebeten, ihr Interesse bis auf Weiteres zurückzustellen. Eine Absage erfolgt noch nicht, um sie bei einem eventuellen Scheitern der Schlussverhandlung wieder reaktivieren zu können.

6. Endverhandlung und Kaufabschluss

In dieser letzten Phase des strukturierten Bieterverfahrens hat sich nun der finale Käufer qualifiziert und wurde entsprechend vom Verkäufer präferiert. Mit ihm werden die Endverhandlungen geführt und der Kaufvertrag abgeschlossen. Allen anderen Interessenten wird nach Abschluss der Transaktion für die Teilnahme gedankt und mit Bedauern abgesagt.

Das hier dargestellte Bieterverfahren ist eines von mehreren strukturierten Immobilientransaktionsmodellen, die in der täglichen Praxis angewendet werden. Es ist besonders nützlich für Eigentümer, die von Kaufinteressenten intensiv angesprochen werden, um zu einer objektiven Entscheidungsgrundlage zu gelangen. Auch für Eigentümer oder Käufer, die gegenüber Aufsichtsgremien berichten und das Transaktionsverfahren transparent dokumentieren müssen, ist es geeignet.